Persónuverndarstefna SÍMEY

I. Starfsemi SÍMEY 

Símenntunarmiðstöð Eyjafjarðar er sjálfseignarstofnun og starfar samkvæmt lögum um framhaldsfræðslu nr.27/2010 og er viðurkennd af mennta- og menningarmálaráðuneytisins til að annast framhaldsfræðslu. SÍMEY er með þjónustusamning við Fræðslumiðstöð atvinnulífsins. Hlutverk SÍMEY er að efla símenntun og auka samstarf milli atvinnulífs og skóla og styrkja þannig samkeppnishæfni fyrirtækja og stofnana á starfssvæðinu. SÍMEY stuðlar að því að einstaklingar á starfssvæði hennar hafi aðgang að hagnýtri þekkingu á öllum skólastigum. Samstarfsaðilar eru allir þeir sem vinna að eða bjóða upp á fræðslu, innan eða utan hefðbundinna menntastofnana, hvort sem um er að ræða starfsmenntun, tómstundanám, bóklega eða verklega fræðslu. SÍMEY leggur áherslu á að miðla, safna og vinna úr upplýsingum og skapa þannig möguleika á markvissari og árangursríkari uppbyggingu fræðslu.  

II. Almennt um persónuvernd 

Símenntunarmiðstöð Eyjafjarðar (hér eftir nefnd SÍMEY), leggur  áherslu á trúnað og öryggi við meðferð persónuupplýsinga. Persónuvernd þín skiptir SÍMEY miklu máli. Stefnan tekur til persónuupplýsinga, hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Hún tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum og er aðgengileg á heimasíðu SÍMEY, www.simey.is   

Í persónuverndarstefnu SÍMEY er tilgreint nákvæmlega hvaða upplýsingum er safnað, hvernig þær eru notaðar og hvaða aðgangur er veittur að þeim. Persónuverndarstefnunni er ætlað að stuðla að gagnkvæmum skilningi allra sem sækja þjónustu miðstöðvarinnar og þeirra sem þar starfa, sitja í stjórn eða starfa sem verktakar á vegum hennar.  

III. Persónuverndarlöggjöf 

Persónuverndarstefnan er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð ESB nr. 2016/679 (GDPR) um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og frjálst flæði slíkra upplýsinga. Lögin taka m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga.  

IV. Skilgreiningar 

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stéttarfélagsaðild og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga. Með tölvukerfi er átt við sameiginlegt svæði sem starfsmenn hafa aðgang að, Office 365 sem er vistað hjá Advania; með skráningarkerfi Fræðslumiðstöðvar atvinnulífsins (FA) er átt við INNU, gagnagrunn sem vistaður er hjá kerfisveitanda á ábyrgð FA.  

 V. Ábyrgð 

SÍMEY ber ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra í starfsemi sinni. SÍMEY, með skráða skrifstofu að Þórsstíg 4, 600 Akureyri, er löglegur stjórnandi persónuupplýsinganna sem þú veitir miðstöðinni. Hægt er að hafa samband við SÍMEY með því að senda skriflega fyrirspurn á simey@simey.is 

Framkvæmdastjóri og gæðastjóri deila hlutverki persónuverndarfulltrúa og bera ábyrgð á að stefnunni sé framfylgt.  

VI. Söfnun og notkun persónuupplýsinga 

Persónugreinanlegar upplýsingar eru gögn sem nota má til að bera kennsl á eða hafa samband við tiltekinn einstakling. SÍMEY safnar eftirfarandi persónugreinanlegum upplýsingum um einstaklinga sem sækja þjónustuna:  

Nafn – Kennitala – Tölvupóstfang – Heimilisfang – Sími  

Aðild að stéttarfélagi – Kyn – Menntunarstig – Mæting/viðvera – Einkunnir/námsmat – Heilsufar/námsörðugleikar.  

Upplýsingum er safnað frá einstaklingum, sem óska eftir þjónustu og stofna eða nota aðgang að skráningarkerfi sem þeir hafa áður stofnað sjálfir. Þá berast upplýsingar frá fyrirtækjum, stofnunum og fræðsluaðilum um þátttöku einstaklinga sem sækja þjónustu á vegum SÍMEY eða sem kostuð er af endurmenntunarsjóði eða fyrirtæki. Öll vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki umsækjenda í samræmi við 1. tölul. 1. mgr. 9. gr. og 1. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. 

SÍMEY notar persónugreinanlegar upplýsingar til að senda fréttir, tilkynningar og upplýsingar um væntanlega viðburði og námskeið eða til að vekja athygli á þjónustu á vegum SÍMEY; hvort sem er með tölvupósti eða hefðbundnum pósti. Vilji einstaklingur ekki vera á póstlista getur hann afþakkað það hvenær sem er með því að senda póst á simey@simey.is. SÍMEY notar samfélagsmiðla til að miðla fréttum úr starfsemi sinni og til að auglýsa þjónustu sína. Ef birtar eru persónugreinanlegar upplýsingar eins og t.d. myndir, er alltaf leitað samþykkis viðkomandi aðila áður. 

Meðhöndlun kerfa, upplýsinga og gagna fer eftir stöðluðum verklagsreglum vinnsluaðila til að tryggja öryggi. Vefsvæði SÍMEY - safnar sjálfkrafa einungis nauðsynlegum persónuupplýsingum á borð við IP-tölur í þeim tilgangi að tryggja gæði og öryggi þjónustu. Vefsvæðið er að öllu leyti í eigu vinnsluaðila og er þriðja aðila aldrei gefinn aðgangur að grunni þess. 

SÍMEY notar persónuupplýsingar þínar til að veita og bæta þjónustuna. Þú samþykkir söfnun og notkun upplýsinga í samræmi við þessa stefnu með því að nota þjónustu SÍMEY eða skráir upplýsingar um þig hjá miðstöðinni. Með því að veita SÍMEY persónuupplýsingar eftir að hafa kynnt þér persónuverndarstefnu miðstöðvarinnar, samþykkir þú skilmála og skilyrði stefnunnar. 

VII. Miðlun 

Rík áhersla er lögð á að varsla persónuupplýsinga sé ávallt með ábyrgum hætti. SÍMEY ætlast til að starfsmenn og verktakar fari með allar upplýsingar um einstaklinga sem trúnaðarmál og í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd. Inntak persónuverndarstefnu er hluti ráðningar- og verktakasamninga og í tilteknum verkefnum, eins og náms- og starfsráðgjöf, gilda siðareglur viðkomandi starfsstéttar (náms- og starfsráðgjafa). Nauðsynlegt gæti verið, samkvæmt lögum, lagaferlum, málaferlum, samþykktum um starfsemina, samningum við hagsmunaaðila og/eða beiðni frá opinberum aðilum, að SÍMEY gefi upp persónugreinanlegar upplýsingar einstaklinga. Við seljum, leigjum eða deilum aldrei persónuupplýsingum um þig. Við miðlum ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir. Þér er frjálst að hafna slíkri miðlun nema þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum eða í þeim tilvikum þar sem það telst nauðsynlegt til að hafa uppi eða verjast réttarkröfu. Þó er athygli þín vakin á því að allt efni sem þú birtir eða deilir á samfélagsmiðlasíðum okkar eru opinberar upplýsingar. 

VIII. Þriðju aðilar 

SÍMEY leggur áherslu á að persónuupplýsingar séu ekki afhentar þriðja aðila nema fyrir liggi vinnslusamningur eða samstarfssamningur milli aðilans og SÍMEY um hvernig skuli unnið með viðkomandi upplýsingar eða viljayfirlýsing viðkomandi einstaklings. Upplýsingar eru vistaðar um óákveðinn tíma í skráningarkerfi miðstöðvarinnar. Tilgangurinn er annars vegar að geta staðfest námskeiðssókn einstaklinga með sérstöku viðurkenningarskjali, óski þeir eftir því, en einnig í tölfræðilegum tilgangi til að mæla þróun starfseminnar. Tölfræði um starfsemi er birt í ársskýrslu. Tilgangur með söfnun viðkvæmra persónuupplýsinga, þ.e. um stéttarfélagsaðild, er vegna samstarfs við fyrirtæki og stofnanir þar sem námskeiðahald er hluti af fyrirtækjaskólum. SÍMEY er í því tilviki vinnsluaðili upplýsinga. 

Þjónusta SÍMEY og efni á heimasíðu miðstöðvarinnar getur haft að geyma tengla á aðrar síður sem SÍMEY stjórnar ekki. Smellir þú á tengil frá þriðja aðila, verður þér beint á síðu þess þriðja aðila. SÍMEY mælir eindregið með því að þú skoðir persónuverndarstefnu hverrar síðu sem þú heimsækir. Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða annarri vinnslu þeirra á persónuupplýsingum. Við hvetjum þig því eindregið til að kynna þér persónuverndarstefnu þeirra aðila sem þú heimsækir, þ. á. m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, t.d. hugbúnaðarfyrirtæki á borð við Facebook, Apple, Google og Microsoft ásamt þeirri greiðsluþjónustu sem þú kýst að nota. 

IX. Verndun  

SÍMEY, í samstarfi við kerfisveitanda, leggur  áherslu á öryggi í meðferð persónuupplýsinga og að koma í veg fyrir óheimilan aðgang að upplýsingum í þeirra vörslu. SÍMEY takmarkar aðgang að persónuupplýsingum og er skilgreint í vinnsluskrá hverjir hafa aðgang að hvaða upplýsingum. Gögn eru hýst bæði í skýjalausnum og hjá innlendum hýsingaraðilum. Öll gögn eru afrituð með reglubundnum hætti og afrit geymd á dulkóðuðu sniði. Að öðru leyti er vísað í öryggisstefnu. SÍMEY mun tilkynna þér, án ótilhlýðilegrar tafar, ef upp kemur öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þínar og hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig. Með öryggisbroti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi. 

Athygli þín er þó vakin á því að þú berð ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. í gegnum Facebook-síðu SÍMEY. Við viljum einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega öruggur. Þér er því bent á að láta SÍMEY umsvifalaust vita ef þú telur hættu á að tilteknar upplýsingar sem þú hefur gefið okkur séu í hættu. 

X. Upplýsingar um söfnun og vistun 

Allar upplýsingar um söfnun og vistun upplýsinga sem FA safnar f.h. Fræðslusjóðs og vistaðar eru í INNU er að finna hjá FA. Einstaklingum er gerð grein fyrir því hvaða upplýsingum er safnað og hvernig vistun gagna fer fram og bent á að snúa sér til Fræðslumiðstöðvar atvinnulífsins með fyrirspurnir og beiðnir um aðgang að gögnum.  

Í gegnum auðkenningu ISLAND.is. geta einstaklingar skoðað og uppfært upplýsingar um sig. Þar geta þeir séð hvaða persónugreinanlegu upplýsingar eru vistaðar í kerfinu. Reynist upplýsingarnar rangar leggur SÍMEY áherslu á að einstaklingur geti uppfært þær eða eytt þeim svo fremi sem ekki þurfi að halda þeim til haga af lagalegum eða viðskiptalegum ástæðum. Til að krefjast aðgangs og leiðrétta, takmarka færanleika eða eyða persónuupplýsingum getur einstaklingur haft samband á simey@simey.is  

XI. Persónuvernd barna 

Persónuupplýsingum um börn yngri en 16 ára er ekki safnað. 

XII. Uppfærslur 

Persónuverndarstefna þessi er hluti af gæðakerfi (EQM+) SÍMEY. Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. SÍMEY mun tilkynna um allar breytingar með því að birta nýja persónuverndarstefnu á heimasíðu sinni. Þér er ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu SÍMEY. Þegar efnislegar breytingar eru gerðar, sem kunna að hafa þó nokkur áhrif á réttindi þín, munum við tilkynna sérstaklega um þær. Við tökum öllum athugasemdum um persónuverndarstefnuna fagnandi og hvetjum þig til að senda okkur fyrirspurn 

1. útgáfa, 1. september 2019.